Положение о защите персональных данных в обществе с ограниченной ответственностью «Торговый дом «АгроУслуги»

1. Общие положения

Обработка персональных данных в Обществе с ограниченной ответственностью «Торговый дом «АгроУслуги» (далее - Общество) выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Обществе.
Обработка персональных данных без использования средств автоматизации может осуществляться в виде документов на бумажных носителях и в электронном виде (файлы, базы данных) на электронных носителях информации.
К субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Обществе, в соответствии с настоящими Положением относятся:

работники Общества, руководитель Общества (далее - работники Общества) и члены их семьи;
граждане, претендующие на замещение должностей в Обществе, в том числе на замещение должности руководителя Общества;
супруги (в том числе бывшие, супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов), лица, состоящие в родстве (свойстве) с субъектами персональных данных, указанными в подпунктах 1, 2 настоящего пункта, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
уволенные работники Общества;
лица, обработка персональных данных которых осуществляется в связи с исполнением гражданско-правовых договоров, заключаемых Обществом;
лица, обработка персональных данных которых осуществляется в рамках международного сотрудничества;
граждане, обратившиеся в Общество;
пользователи официального сайта Общества в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

Обработка персональных данных лиц, указанных в пункте 3 настоящего Положения, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Федеральной закон «О персональных данных») осуществляется без согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Общество функций, полномочий и обязанностей.
Обработка персональных данных в Обществе осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Положением и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

2. Цели, условия и порядок обработки персональных данных и соответствующие им перечни обрабатываемых персональных данных

Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 4 пункта 3 настоящего Положения, обрабатываются в целях обеспечения деятельности Общества трудовыми ресурсами (далее - работники), содействия в выполнении осуществляемой работы, организации и прохождения конкурса на замещение вакантных должностей, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения работниками Общества должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности работников Общества и членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, в том числе при рассмотрении вопроса о предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения, сохранности принадлежащего им имущества, противодействия коррупции.
В целях, указанных в пункте 6 настоящего Положения, обрабатываются следующие категории персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 5, 7 пункта 3 настоящего Положения:

фамилия, имя, отчество (при наличии) (в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при наличии), в случае их изменения);
дата рождения;
место рождения;
сведения о гражданстве (в том числе о прежних гражданствах, иных гражданствах);
вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа, код подразделения органа, выдавшего его, дата выдачи;
вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
адрес места жительства, дата регистрации по месту жительства (месту пребывания);
номер телефона или сведения о других способах связи;
сведения, содержащиеся в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования или документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета; идентификационный номер налогоплательщика;
реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
реквизиты свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственникам (в том числе бывших супругах);
сведения о трудовой деятельности, включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность, военную службу;
отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета (серия, номер, дата выдачи документов воинского учета, наименование органа, выдавшего его);
сведения об образовании с указанием наименования образовательной организации, года ее окончания, квалификации, специальности и (или) направления подготовки, наименования и реквизитов документа об образовании;
сведения об ученой степени, ученом звании;
сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;
сведения о наличии либо отсутствии заболевания, препятствующего работе по определенной специальности;
фотография;
сведения о работе, в том числе: дата и основание поступления на работу и назначения на должность, дата и основание назначения, перевода, перемещения на иную должность, наименование замещаемых должностей с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности, а также сведения о прежнем месте работы;
сведения, содержащиеся в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору;
сведения о пребывании за границей;
сведения о воинском и (или) специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине юстиции, а также сведения о том, кем и когда они присвоены;
сведения о наличии или отсутствии судимости;
сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;
сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;
сведения о доходах;
сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно- телекоммуникационной сети «Интернет», на которых работником Общества, гражданином, претендующим на замещение должностей в Обществе, размещалась общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать;
номер расчетного счета;
номер банковской карты;
иные сведения, которые субъект персональных данных пожелал сообщить о себе и которые отвечают целям обработки персональных данных, указанным в пункте 6 настоящего Положения.

Обработка персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 6, 14 пункта 3 настоящего Положения, осуществляется без их согласия в целях, определенных пунктом 6 настоящего Положения, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона «О персональных данных», Трудового кодекса Российской Федерации.
Обработки специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без их согласия в целях, указанных в пункте 6 настоящего Положения, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона «О персональных данных»⁸, за исключением случаев получения персональных данных у третьей стороны в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации.
Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 5, 7 пункта 3 настоящего Положения, осуществляется с их согласия в следующих случаях:

при передаче персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации;

при принятии решений, порождающих юридические последствия получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документыв отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных. В случаях, предусмотренных пунктом 10 настоящего Положения, согласие субъектов персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом «О персональных данных».
Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 5, 7 пункта 3 настоящего Положения, осуществляется Специалистом по кадрам Общества (далее - кадровое подразделение Общества) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется путем:

получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые в кадровое подразделение Общества) (далее - оригиналы документов);
копирование оригиналов документов;
внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
внесения персональных данных в информационные системы персональных данных Общества, используемые кадровым подразделением Общества.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 5, 7 пункта 3 настоящего Положения, персональные данные, не предусмотренные пунктом 7 настоящего Положения, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
Персональные данные лиц, указанных в подпункте 6 пункта 3 настоящего Положения, обрабатываются в целях реализации полномочий Общества, установленных федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.
В целях, указанных в пункте 15 настоящего Положения, обрабатываются следующие персональные данные лиц, указанных в подпункте 6 пункта 3 настоящего Положения:

фамилия, имя, отчество (при наличии);
дата и место рождения;
адрес места жительства, дата регистрации по месту жительства (месту пребывания);
сведения, содержащиеся в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования или документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
идентификационный номер налогоплательщика;
вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа, код подразделения органа, выдавшего его, дата выдачи;
номер телефона или сведения о других способах связи;
иные персональные данные, которые отвечают цели обработки персональных данных, указанной в пункте 15 настоящего Положения.

3. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

Обработка персональных данных в Обществе осуществляется в следующих информационных системах:

Единая информационная система Общества;

Работники Общества, имеющие право осуществлять обработку персональных данных в информационных системах, предоставляется уникальный логин и пароль для доступа к соответствующей информационной системе.
Информация вносится как в автоматическом режиме при получении персональных данных из официального сайта Общества в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.
Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного доступа к персональным данным.
Доступ работников Общества к персональным данным, находящимся в информационных системах персональных данных Общества, предусматривает обязательное прохождение процедуры идентификации и аутентификации.
Обмен персональными данными при их обработке в информационных системах персональных данных Общества осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации соответствующим организационных мер и применения программных и технических средств в соответствии со статьей 19 Федерального закона «О персональных данных».
В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в информационных системах персональных данных Общества уполномоченными должностными лицами Общества принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению с момента обнаружения таких нарушений.

4. Положение работы с обезличенными данными в случае обезличивания персональных данных

Обезличивание персональных данных в Обществе осуществляется в статистических или иных исследовательских целях с соблюдением требований, установленных подпунктом «з» пункта 1 перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. №211.
Персональные данные, полученные в результате обезличивания, могут обрабатываться с использованием и без использования средств автоматизации и не подлежат разглашению.
Персональные данные, полученные в результате обезличивания, подлежат защите в соответствии с законодательством Российской Федерации".
Персональные данные, полученные в результате обезличивания, не подлежат предоставлению третьим лицам, осуществляющим обработку персональных данных с использованием дополнительной информации, позволяющей прямо или косвенно определить конкретное физическое лицо.
При обработке персональных данных, полученных в результате обезличивания, без использования средств автоматизации обеспечивается сохранность содержащих их материальных носителей и порядок доступа государственных служащих Общества в помещения, в которых они хранятся, в целях исключения несанкционированного доступа к обезличенным персональным данным, возможности их несанкционированного уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также иных неправомерных действий.
При обработке персональных данных, полученных в результате обезличивания, в информационных системах персональных данных обеспечивается соблюдение парольной защиты информационных систем персональных данных, антивирусной политики, правил работы со съемными носителями (в случае их использования), правил резервного копирования, правил доступа в помещения, где расположены элементы информационных систем персональных данных.
При хранении персональных данных, полученных в результате обезличивания, обеспечивается раздельное хранение персональных данных, полученных в результате обезличивания, и информации о выбранном методе обезличивания персональных данных и параметрах процедура обезличивания персональных данных.

5. Сроки обработки и хранения персональных данных. Порядок уничтожения персональных данных

Хранение личных дел работников Общества осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Сроки хранения персональных данных в Обществе определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности Общества.
Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
Персональные данные подлежат уничтожению в следующих случаях:

При достижении цели обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных»;
При изменении, признании утратившими силу нормативных правовых актов, устанавливающих правовые основания обработки персональных данных;
При выявлении факта неправомерной обработки персональных данных;
При отзыве субъектом персональных данных согласия, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных»;

Структурным подразделением Общества, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выявление документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения.
Вопрос об уничтожении документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, рассматривается руководителем Общества.
По итогам решения руководителя Общества составляются письменное решение и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел. Акт о выделении к уничтожению документов подписывается руководителем Общества.
Уничтожение персональных данных по окончании срока их обработки на электронных носителях производится путем механического нарушения их целостности, не позволяющим произвести считывание и восстановление персональных данных, или удаления с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

6. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

Лица, указанные в пункте 3 настоящего Положения, имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащих:

подтверждение факта обработки персональных данных Обществом;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
цели и применяемые Обществом способы обработки персональных данных;
наименование и место нахождения Общества, сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Обществом или на основании федерального закона;
обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Общества, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
информацию о способах исполнения Обществом обязанностей, установленных статьей 18.1 Федерального закона «О персональных данных»;
иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.

Лица, указанные в пункте 3 настоящего Положения, вправе требовать от Общества уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
Сведения, указанные в пункте 43 настоящего Положения, должны быть предоставлены субъекту персональных данных Обществом в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Сведения, указанные в пункте 43 настоящего Положения, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю уполномоченным должностным лицом структурного подразделения Общества, осуществляющим обработку соответствующих персональных данных, в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения Обществом запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать.

номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Обществом, оказание Обществом услуги либо иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Обществом;
подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации²³.

В случае если сведения, указанные в пункте 43 настоящего Положения, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Обществ или направить ему повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональным данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Обществ или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, указанных в пункте 43 настоящего Положения, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 47 настоящего Положения, в случае если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 46 настоящего Положения, должен содержать обоснование направления повторного запроса.
Общество вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запросы, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 47 и 48 настоящего Положения. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного запроса лежит на Обществе.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законное интересы третьих лиц.

Полное описание документа в PDF.